!
riskienhallinta howden
 

Riskienhallinnan kunnianhimoinen, uusi aikakausi: Kuinka hallitsemme organisaatioon ja inhimillisiin tekijöihin liittyviä riskejä?

Kalle Koivula | 16.10.2019

Miksi suuret projektit usein epäonnistuvat? Excel-johtamisen sijaan myös projektit onnistuvat paremmin ihmisiä, asenteita ja kulttuuria johtamalla. Alexander Budzier kertoo Projektipäivillä, miltä projektien riskienhallinnan tulevaisuus näyttää.

Oxford Global Projects -ryhmä on yksi maailman johtavista megaprojektien projektijohtamisen asiantuntijatahoista.

Kymmenen vuoden ajan he ovat käyneet läpi yhteensä dataa miltei 12 000 projektista, päämääränään havaita toimialarajat ylittäviä yhteneväisyyksiä projektijohtamisen kipukohdissa ja onnistumisen edellytyksissä. Tutkimusta on tehty laajan kokoluokan projekteista useilta eri toimialoilta, esimerkiksi infrastruktuurin, energia-alan, IT:n, logistiikan, maanpuolustuksen (military acquisition) sekä megatapahtumien projektijohtamisen parissa.

Ryhmä on ollut kiinnostunut erityisesti niistä tekijöistä, jotka auttavat organisaatiota onnistumaan ja viemään projektinsa maaliin tehokkaasti. Toisaalta he selvittävät myös, millaiset tekijät tyypillisesti johtavat projektin epäonnistumiseen, ja mitä muut voisivat oppia pieleen menneistä projekteista.

Projektin onnistumisen perusta luodaan suunnitteluvaiheessa

Oxford Global Projectsin johtaja Alexander Budzier esittelee 29.10. Projektipäivät 2019 -tapahtumassa riskienhallintaseminaarissa ryhmänsä löydöksiä ja havaintoja. Ryhmän uudenlainen lähestymistapa tarjoaa projektimaailmalle oivalluksia ja näköaloja projektien riskienhallintaan.

”Meillä on jo olemassa monenlaisia projektijohtamisen sertifiointeja ja standardeja, joiden suositukset antavat suuntaviivoja projektijohtamiseen. Ne ovat kaikki tarpeellisia, mutta eivät riittäviä auttaakseen projekteja onnistumaan”, Budzier painottaa.

Tyypillisesti projektijohtamista tarkasteleva tutkimus keskittyy projektin toteutusvaiheen arviointiin, mutta Budzierin ja hänen kollegoidensa kiinnostus on erityisesti projektin suunnitteluvaiheessa.

”Tutkimme suunnittelun ja päätöksenteon vaiheessa tehtävien valintojen vaikutusta projektin onnistumiseen ja tehokkuuteen”, Budzier valottaa.

Optimismi ja onnistumispaineet tuottavat epärealistisia arvioita

Kokeneiden projektijohtajien tekemistä tutkimalla Budzierin ryhmä on tunnistanut projektin alkuvaiheen suunnittelusta monta kriittistä päätöspisteettä (key decision points), joihin erityistä huomiota kiinnittämällä on mahdollista parantaa projektin onnistumismahdollisuuksia merkittävästi.

Usein, kun projektit epäonnistuvat, ongelmat liittyvät joko business casen, tiimin tai projektihallinnon heikkouksiin, Budzier listaa.

Projektijohtamisessa ja riskienhallinnassa perinteisesti käytetyn aika-hinta-laatu -triangelimalli johtaa usein projektin tarkasteluun näkökulmista, jotka sivuuttavat inhimillisyyden mukanaan tuomat haasteet.

Projektit saattavat usein näyttää hyvältä paperilla, mutta todellisuudessa monet projektisuunnitelman sisältävät arviot ovat epärealistia.

”Projektit ovat aina ihmisten suunnittelemia ja toteuttamia, ja kaikilla meillä on monenlaisia ajattelun vinoumia. Monessa käänteessä aikataulu- ja budjettiarviot tehdään usein liian optimistisiksi, esimerkiksi rahoittajien sitouttamiseksi tai toteutusluvan varmistamiseksi”, Budzier avaa.

Aikataulut suunnitellaan tyypillisesti optimaalisen tehokkaasti toimivien tiimien ja yksilöiden suoritusarvioiden mukaan, joihin tiimien on todellisuudessa miltei mahdoton yltää.

Tilastot maalaavat karun mutta realistisen kuvan siitä, kuinka vaikeaa on johtaa projekti kokonaisvaltaisesti onnistuneeseen lopputulemaan.

Alexander Budzierin ensiapuvinkit inhimillisten riskien hallintaan

  1. Murra ajattelun vinoumat

Varmista, että projektin osapuolet tuottavat luotettavia arvioita. Tartu ylioptimismiin aktiivisesti suunnitteluvaiheessa: tee selväksi, että jokainen on vastuussa omien lukujensa paikkansapitävyydestä, ja tee selväksi, että hyvistä laskelmista on hyötyä projektille vain, jos ne pitävät kutinsa.

Arvioiden paikkansapitävyyttä voi testata esimerkiksi ns. reikäjuustomallilla, joka perustuu 3-vaiheiseen tarkistukseen. Ensimmäisessä vaiheessa luvut tarkistaa vastuualueen projektitiimi, toisessa projektin keskusjohto ja kolmannessa ulkopuolinen arvioija. Jos projektitiimit eivät huomaa ylioptimistisuutta, se tarttuu viimeistään ulkopuolisen arvioijan haaviin.

  1. Laadi kehittymissuunnitelma

Pohdi aktiivisesti, kuinka aiot tulevaisuudessa kehittää projektijohtamisesi käytäntöjä. Älä rajoita kehitysajatuksia itseesi, vaan luonnostele mielessäsi, kuinka koko projektiorganisaation tulisi muuttua, jotta onnistuisimme yhdessä paremmin.

Mieti, mitä voit parantaa ja kasvattaa projektitekemistä sekä yksilöinä että organisaationa. Huomioi, mitkä tekijät aiheuttivat muutoksia projektisuunnitelmaan ja mitkä riskeistä aktualisoituivat, ja varo toistamasta samoja virheitä uusissa projekteissa.

Laadi selkeä kehittymissuunnitelma, jonka laitat täytäntöön yhdessä projektin muiden toimijoiden ja osapuolten kanssa.

”Tarvitsemme positiivisia oppimiskäyriä, jotta voisimme aikaa myöten toteuttaa projekteja halvemmalla ja nopeammin. Siksi meidän täytyy oppia niistä projekteista, joiden parissa nyt työskentelemme. Meidän on vietävä oppimme seuraaviin hankkeisiin, ja tehtävä jokainen projekti edellistä paremmin.”

  1. Johda asenteita ja kulttuuria

Käyttäytymismallit, yhteisön sisälle muodostuvat kulttuurit, asenteet ja mielenmallit – organisaatioriskejä on kaikkialla. Projektijohdon täytyy johtaa proaktiivisesti ekosysteemin sisälle muodostuvaa kulttuuria sekä ihmisten asenteita.

Kulttuurin rakentaminen vaatii toimintatapojen linjausta, toivottuun asenteeseen ohjaamista ja kannustusta, raportoinnin ja prosessien luomista sekä periaatteiden juurruttamista projektin työyhteisöön.

Megaprojekteissa ratkotaan usein valtavia haasteita, jotka koskettavat lukemattomia ihmisiä. Viheliäisten ongelmien selättäminen vaatii johtajuutta, ei hallintaa.”

  1. Valmistaudu siihen, että jokin menee pieleen

Hyvään riskienhallintaan kuuluu myös suunnitelma siitä, kuinka toimia, kun asiat eivät mene niin kuin on suunniteltu. Riskienhallinnan toteutusmallin tulisi siis sisältää suunnitelma siitä, kuinka esiin nousevien ongelmien ja haasteiden kanssa toimitaan.

Tehokas riskienhallinnan toteutusmalli on sellainen, joka mahdollistaa nopean päätöksenteon ja antaa tiimeille tarvittavat eväät tehdä parhaita ratkaisuja. Tiimin on otettava omistajuus oman osa-alueensa riskien kartoituksesta ja hallinnasta.

Ainulaatuinen tilaisuus: Projektipäivillä kuulet Budzierin vinkit livenä

Kalle Koivula, Howden Finland Oy, isännöi Suomen suurimman projektijohtamistapahtuman Projektipäivät 2019 riskienhallintaseminaaria. Projektipäivät 2019 pidetään 29.-30.10 Helsingin Messukeskuksen Siivessä. 

Alexander Budzier puhuu Projektipäivät 2019 -tapahtumassa, aiheenaan “Over time, over budget, over and over again” – How Risk Management Can Ensure Project Success.

Riskienhallinnan teemasta puhuvat tapahtumassa myös:

  • Mikko Parikka, Adeptus Partners Oy: ”Tunneäly projektijohtamistyössä, työkalupakki projektipäällikölle organisaatioriskienhallintaan.”
  • Juho Heikkinen ja Shay Simkin, Howden Finland Oy: “Cyber Risk Management in Major Project.”

Tervetuloa! Ilmoittaudu Projektipäivät 2019 -tapahtumaan.

Kuka?

Alexander Budzier on Oxford Global Projectsin johtaja ja Oxfordin yliopiston Saïd Business Schoolin luennoitsija, jonka tutkimus keskittyy suuren kokoluokan projektien johtamisen ja hallinnan haasteisiin monilla eri aloilla.

Alexander Budzier on perehtynyt erityisesti infran, energian, IT-alan, megatapahtumien ja organisaatiomuutosprojektien parhaisiin käytäntöihin. Hänen tutkimusryhmänsä on kerryttänyt tietoa suurista projekteista kymmenen vuoden ajan, päämääränään havaita toimialarajat ylittäviä yhteneväisyyksiä projektijohtamisen kipukohdissa ja onnistumisen edellytyksissä.

Lisätietoa Riskienhallinnan seminaarista:

Kalle Koivula
johtaja, yritykset
riskienhallinta, rakentaminen ja projektit

kalle.koivula@howdengroup.com
p. +358408361773

Kuinka voimme auttaa?

(*pakollinen kenttä)

 


Projektin riskienhallinta ja vakuuttaminen

Palvelut

Projektin riskienhallinta ja vakuuttaminen

Onnistunut projekti on riskienhallinnan tärkein tavoite. Projektin riskienhallinnan tarkoituksena on tunnistaa ja arvioida projektin merkittävimmät riskit sekä varautua niihin. Riskeihin varautuminen tarkoittaa suunnitelmaa riskin toteutumisen [...]

Lue lisää
Yritysvakuutukset

Palvelut

Yritysvakuutukset

Vakuutusmeklari selvittää liiketoimintanne riskit Yritysvakuutukset ovat yritysten riskienhallinnan ja liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelun kulmakivi. Vakuutusmeklarina autamme teitä selvittämään, mitä riskejä voidaan vakuuttaa, mitä riskejä kannattaa vakuuttaa ja mitkä [...]

Lue lisää